Sistem Pemfailan
Sistem pemfailan sangat dalam setiap
organisasi. Segala dokumen dan maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan
betul supaya mudah dicari dan dapat mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat
syarikat daripada tercicir atau hilang. Sistem pemfailan yang berkesan terhasil
daripada perancangan dan pengurusan yang teliti dan sistematik ke atas fail-fail
yang membawa kepentingan kepada firma. Memandangkan dokumen-dokumen tersebut
adalah penting, maka tanggungjawab setiap staf di JNQ GROUP Sdn Bhd akan mengendalikan
dokumen tersebut ke dalam fail.
Fail
mempunyai kepentingan yang penting iaitu :-
- Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk yang diperlukan.
- Pengguna dapat menggunak segala maklumat yang telah direkodkan dalam tempoh masa yang panjang.
- Sebagai bahan rujukan.
- Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan.
- Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail dibuat bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam keadaan yang pantas, mudah, dan selamat.
Faktor-faktor
pengkelasan yang terbaik perlu diambil kira seperti :-
a. Boleh diubah
suai
b. Boleh
dikemaskini
c. Kesamaan
d. Penjimatan
Kos
e. Penyelarasan
dan kawalan
f. Mudah
dikesan atau dicari
Kelebihan Sistem Pemfailan
Kerja pemfailan mempunyai banyak
kelebihan dan tujuannya. Antara kelebihan tersebut adalah :-
- Mempertingkatkan kualiti pentadbiran jabatan dengan memberikan semua tumpuan terhadap semua proses pendokumentasian pengurusan maklumat, sistem fail dan penyimpanan rekod.
- Mendapatkan pengetahuan yang bagi menyediakan sebuah buku panduan / atau manual pengurusan fail dan rekod.
- Dapat menguruskan pelaksanaan sistem fail secara sistem sistematik dan konsisten tanpa menimbulkan kekeliruan.
- Dapat melicinkan operasi sesebuah syarikat.
Peralatan / Dokumen Yang Diguna Pakai
- Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokemen sama ada yang firma ataupun yang pelanggan. Pada rak fail, dilekatkan label mengikut abjad dan membuat pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti ruang untuk fail akaun, fail cukai, fail bajet dan sebagainya.
- Alat penebuk lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa membuat proses pemfailan.
- Digunakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan mudah memperkemaskan dokumen dan surat.
- Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepilkan dokumen – dokumen.
- Terdapat dua jenis ‘stapler’ yang diguna pakai iaitu stapler besar dan stapler kecil.
- WhatsApp Messenger merupakan aplikasi pesan lintas platform yang memungkinkan kita bertukar pesan tanpa biaya SMS, karena WhatsApp Messenger menggunakan paket data internet yang sama untuk email, browsing web, dan lain-lain. Dengan menggunakan WhatsApp, kita dapat melakukan obrolan online, berbagi file, bertukar foto dan lain-lain.
Microsoft Word adalah sebagai
pengolah kata sehingga semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata
dapat dilakukan dengan aplikasi ini seperti=
- membuat surat
- membuat tabel
- membuat tulisan dengan berbagai variasi (word Art)
- memasukan gambar
- membuat dokumen
Pemfailan Mengikut Tajuk / Perkara
Surat-surat dan dokumen boleh disusun
mengikut tajuk atau perkara dan kemudian disusun mengikut turutan abjad.
Panduan utama kepada perkara perkara yang berkaitan dengan urusan yang berkaitan
dengan projek-projek yang telah dijalankan oleh firma / syarikat, slip gaji
pekerja, pinjaman dan lain-lain lagi. Kebaikan pemfailan jenis ini adalah dapat
mengumpulkan segala dokumen dan data yang berkaitan dengan surat menyurat dapat
dikumpulkan bersama bagi mendapatkan rujukan yang cepat dan mudah.
Pemfailan Mengikut Jenis Dokumen
Perniagaan
Setiap dokumen yang diterima daripada
pelanggan akan disertakan dengan dokumen data perniagaan yang telah dijalankan.
Ini memudahkan kerja merekod dalam proses perakaunan. Antara data dan dokumen
perniagaan adalah :-
- Baucar pembayar
- Jurnal baucar
- Baucar tunai
- Invois
- Lain-lain yang berkaitan dengan perakaunan dan pengurusan
Proses Pemfailan
Menyusun
Salinan Resit Pembayaran
Setiap dokumen seperti resit pembayaran
iaitu resit kompaun, resit perlesenan dan resit cukai taksiran yang dibayar di
kaunter bayaran akan diambil dan disemak sebelum dijilid mengikut tarikh dan
nombor resit tersebut sebelum dimasukkan ke dalam fail. Proses kerja adalah membuat
penyemakan dan penyusunan mengikut tarikh salinan resit.
Sistem penyimpanan resit yang tidak
sistematik akan menyukarkan kerja pencarian data atau maklumat perniagaan. Oleh
itu, segala salinan resit atau dokumen perniagaan pelanggan perlu disimpan dengan
teratur.
Memasukkan Segala Dokumen Ke Dalam
Fail Yang Bersesuaian Dan Tempat Fail Disimpan.
Setelah selesai menyusun segala dokumen
yang ingin disimpan, proses menebuk lubang dan memasukkan ke dalam fail
merupakan proses yang terakhir dalam sistem pemfailan ini serta menyimpan ke semua
fail tersebut di dalam rak simpanan fail.